Elle répond dès la première sonnerie, jour et nuit
Le téléphone sonne pendant que vous êtes avec un client. Il sonne à l’heure du dîner, le soir après la fermeture, le dimanche matin. Une personne ne peut pas être là à chaque fois. La réceptionniste IA, oui.
Elle décroche dès la première sonnerie, se présente au nom de votre entreprise et engage la conversation naturellement. Pas de menu à touches, pas de musique d’attente. La personne qui appelle a l’impression de parler à un membre de l’équipe.
Elle gère plusieurs appels en même temps. Quand deux clients appellent à la même minute, aucun des deux n’entend une ligne occupée.
Bilingue, comme votre clientèle
À Montréal, un appel commence en français et le suivant se termine en anglais. La réceptionniste IA reconnaît la langue de la personne dès les premiers mots et poursuit dans cette langue. Si l’appelant change de langue en cours de route, elle suit.
Le vocabulaire est adapté à votre domaine. Une clinique parle d’examens et de suivis. Un garage parle de pneus et de rendez-vous d’entretien. On enseigne à la réceptionniste vos services, vos termes et vos réponses habituelles.
Elle prend les rendez-vous et confirme par texto
La réceptionniste est branchée sur votre agenda actuel, que ce soit Google Calendar, Outlook ou votre système de réservation. Elle voit les plages libres, propose une heure et inscrit le rendez-vous directement.
Aussitôt le rendez-vous pris, le client reçoit un texto de confirmation avec la date, l’heure et l’adresse. S’il doit annuler ou déplacer, il répond au texto et le changement se fait sans que personne ait à rappeler.
- Le client appelle et explique ce qu’il veut
- La réceptionniste vérifie les disponibilités dans votre agenda
- Elle propose une plage et confirme le choix du client
- Le rendez-vous apparaît dans votre calendrier
- Un texto de confirmation part au client
Elle transfère ce qui compte et prend le reste en message
Tous les appels ne se valent pas. Vous décidez lesquels doivent vous joindre tout de suite : une urgence, un fournisseur attendu, un client en particulier. La réceptionniste transfère ces appels à la ligne de votre choix.
Pour le reste, elle prend un message complet : nom, numéro, raison de l’appel, meilleur moment pour rappeler. Vous recevez le message par courriel ou par texto, au moment où l’appel se termine.
Ce qu’elle fait quand elle ne sait pas
Une bonne réceptionniste ne devine pas. Quand une question sort de ce qu’on lui a appris, la réceptionniste IA le dit simplement, prend les coordonnées de la personne et promet un rappel. Elle n’invente jamais un prix, une disponibilité ou une politique.
Chaque conversation de ce genre vous est signalée. On s’en sert pour compléter ses réponses, pour qu’elle sache quoi dire la prochaine fois.
Une réceptionniste IA configurée selon vos heures et votre ton
Avant la mise en service, on s’assoit avec vous. On note vos heures d’ouverture, vos services, vos règles de prise de rendez-vous, les questions que vos clients posent le plus souvent. On choisit ensemble la voix et le ton : chaleureux, sobre, tutoiement ou vouvoiement.
On teste ensuite la réceptionniste avec vous, en lui faisant de vrais appels, avant qu’elle prenne le premier appel d’un client. Le volume d’appels, les transferts et les intégrations prévus sont précisés dans la soumission.
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