Le problème : les soumissions qui restent sans nouvelles
Préparer une soumission demande du travail. On visite, on mesure, on calcule, on écrit. Puis on l’envoie, et souvent, plus rien. Le client est occupé, il compare, il oublie.
Relancer, tout le monde sait que c’est utile. Mais personne n’a de système pour le faire. On ne veut pas avoir l’air insistant, on ne se souvient plus à qui on a écrit, et la soumission finit par expirer sans qu’on ait rappelé.
Comment la relance de soumissions fonctionne
Vous continuez d’envoyer vos soumissions comme avant. Le système surveille ce qui se passe ensuite.
- Vous envoyez la soumission, par exemple un lundi, de votre adresse habituelle.
- Le système note l’envoi et guette la réponse du client.
- Sans réponse après le délai que vous avez choisi, une relance personnelle est préparée avec le nom du client et le projet visé.
- La relance part de votre adresse, ou attend votre approbation si vous le préférez.
- Dès que le client répond, les relances s’arrêtent et vous êtes averti.
Ce qui reste sous votre contrôle
Vous fixez le délai avant la relance, le nombre de relances et le ton. Un message court et poli, qui rappelle la soumission et offre de répondre aux questions. Rien qui ressemble à de la vente sous pression.
Vous pouvez exclure une soumission, suspendre les relances d’un client ou tout approuver avant l’envoi. Un client qui répond, même pour dire non, ne reçoit plus rien.
Les outils auxquels elle se connecte
La relance se branche sur la boîte d’où partent vos soumissions, Gmail ou Outlook. Si vous préparez vos soumissions dans QuickBooks, on peut suivre leur statut à partir de là.
Si vous avez un CRM, chaque relance et chaque réponse y sont notées. Votre équipe voit où en est chaque soumission sans avoir à demander.
Ce qui est précisé dans la soumission
Comme pour tout projet, on vous remet une soumission claire. Elle décrit les délais de relance, les modèles de messages, les outils reliés et la façon dont les réponses sont repérées.
Elle précise aussi les tests faits avec vous avant le lancement, le coût et ce que couvre la maintenance par la suite.
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