Le problème : les rendez-vous oubliés
Un client qui oublie son rendez-vous, c’est une plage vide que personne d’autre n’a pu prendre. Pour l’éviter, bien des commerces appellent chaque client la veille. Ça occupe la réception, et on tombe souvent sur une boîte vocale.
Quand la journée déborde, les appels de rappel sont les premiers sacrifiés. Et le lendemain, les absences reviennent.
Comment fonctionnent les rappels de rendez-vous par texto
Le système lit votre agenda et s’occupe du reste. Voici ce qui se passe pour un rendez-vous prévu demain.
- Le rendez-vous est inscrit dans votre agenda ou votre système de réservation, comme d’habitude.
- La veille, un texto de rappel part avec le jour, l’heure et le nom de votre commerce.
- Le client répond pour confirmer ou pour annuler, en un seul mot.
- Sa réponse est notée au dossier du rendez-vous.
- Une annulation vous est signalée pour que vous puissiez offrir la plage à quelqu’un d’autre.
Ce qui reste sous votre contrôle
Vous choisissez le texte du message, dans votre ton, en français, en anglais ou dans les deux langues. Vous décidez quels types de rendez-vous reçoivent un rappel et à quel moment il part.
Si un client répond autre chose qu’une confirmation, par exemple une question ou une demande de changement, le message vous est transmis. Le système ne déplace jamais un rendez-vous sans vous.
Le texto touche des renseignements personnels. On tient compte de la Loi 25 : consentement du client à recevoir des textos, possibilité de refuser et endroit où les numéros sont conservés.
Les outils auxquels les rappels se connectent
Les rappels se branchent sur l’agenda que vous utilisez déjà. Google Calendar, le calendrier d’Outlook, les rendez-vous de Square ou votre système de réservation actuel. Les textos passent par un service de messagerie SMS.
Si vous avez aussi une réceptionniste IA, elle peut prendre le rendez-vous au téléphone et le rappel suit automatiquement, sans double saisie.
Ce qui est précisé dans la soumission
Le plan sur mesure décrit le texte des messages, le moment d’envoi, les types de rendez-vous visés et ce qui arrive avec chaque réponse. Il précise aussi comment votre agenda est relié et comment on teste le tout avec vous avant le lancement.
Le coût est indiqué dans la soumission, tout comme ce qui est inclus dans la maintenance une fois les rappels en service.
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