Le problème : une boîte de réception qui dicte la journée
Demandes de prix, questions sur les heures d’ouverture, factures, publicités, messages de clients mécontents. Tout arrive au même endroit, mélangé. Il faut tout ouvrir pour savoir ce qui est urgent.
Les messages importants se perdent entre deux infolettres. Les réponses simples attendent parce qu’on les écrit une par une. Et un client qui attend une réponse finit parfois par aller ailleurs.
Comment fonctionne le tri des courriels par IA
L’IA lit les messages à mesure qu’ils arrivent. Prenons une demande de prix.
- Un courriel arrive : un client demande le prix d’un service.
- L’IA le lit et le classe dans la bonne catégorie, ici une demande de prix.
- Un résumé de quelques lignes apparaît, avec ce que le client veut et ce qu’il attend de vous.
- Une réponse est rédigée à partir des renseignements que vous avez fournis.
- Vous relisez, corrigez au besoin et approuvez l’envoi.
Ce qui reste sous votre contrôle
Aucune réponse ne part sans votre accord, à moins que vous en décidiez autrement pour un type de message précis. Vous définissez les catégories, et vous pouvez les changer quand votre commerce évolue.
Les messages délicats, comme une plainte ou une question juridique, sont signalés et laissés à une personne. L’IA prépare le terrain, elle ne parle pas à la place de votre équipe.
Les outils auxquels il se connecte
Le tri se fait directement dans Gmail ou dans Outlook, avec des libellés ou des dossiers que votre équipe voit déjà. Personne n’a à apprendre une nouvelle interface.
Quand une demande concerne un rendez-vous, l’IA peut consulter Google Calendar ou le calendrier d’Outlook pour proposer des plages libres. Les demandes de clients peuvent aussi être notées dans votre CRM.
Ce qui est précisé dans la soumission
Le plan décrit les catégories de tri, les types de réponses préparées, les renseignements dont l’IA se sert et les messages qui restent entièrement manuels.
Vous y trouvez aussi les boîtes visées, les tests faits avec vous avant le lancement, le coût et la maintenance prévue.
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