Le problème : une pile de factures qui ne diminue jamais
Dans une petite entreprise, les factures de fournisseurs arrivent de partout. En pièce jointe d’un courriel, en lien vers un portail, parfois en photo prise sur le comptoir. Chacune a sa mise en page et sa façon d’afficher le total.
Quelqu’un doit les ouvrir une à une. Trouver le fournisseur, le montant, les taxes, la date d’échéance. Puis tout retaper dans le logiciel comptable. Quand la semaine est chargée, ce travail recule. À la fin du mois, il faut tout rattraper d’un coup, et c’est là que les erreurs apparaissent.
Comment fonctionne l’automatisation des factures fournisseurs
L’IA fait le travail de lecture. Vous gardez le dernier mot. Voici le parcours d’une facture, de sa réception jusqu’à votre comptabilité.
- La facture arrive dans votre boîte de courriels, comme aujourd’hui.
- L’IA la repère, l’ouvre et en extrait le fournisseur, les montants, les taxes et la date.
- Les données sont comparées aux règles que vous avez fixées, comme la liste de vos fournisseurs connus.
- La facture est classée au bon endroit et préparée pour la tenue de livres.
- Tout ce qui sort de l’ordinaire vous est signalé avant d’aller plus loin.
Ce qui reste sous votre contrôle
L’IA ne paie rien et n’approuve rien à votre place. Elle prépare. Vous choisissez si chaque facture passe par votre approbation ou si seuls les cas inhabituels vous sont présentés.
Un nouveau fournisseur, un montant hors de l’habitude, une facture reçue en double : ces exceptions sont mises de côté avec une note claire. Vous tranchez, et on peut ajuster la règle pour la prochaine fois.
Les factures contiennent des renseignements sur vos fournisseurs. On tient compte de la Loi 25 dans le choix de l’endroit où les documents sont stockés et des personnes qui peuvent y accéder.
Les outils auxquels elle se connecte
On part de ce que vous utilisez déjà. Les factures sont captées dans Gmail ou dans Outlook, selon votre boîte. Les documents peuvent être rangés dans Google Drive, avec un nom de fichier cohérent pour les retrouver sans chercher.
Du côté comptable, les données extraites sont préparées pour QuickBooks. Si votre comptable travaille autrement, on adapte le résultat à sa méthode plutôt que de vous imposer un nouveau logiciel.
Ce qui est précisé dans la soumission
Après l’appel découverte, vous recevez un plan sur mesure. Il nomme les fournisseurs visés, les boîtes surveillées, les champs extraits et la destination de chaque facture.
- Les règles d’approbation et ce qui compte comme une exception
- Les outils reliés et la façon dont ils communiquent
- Les tests faits avec vous sur de vraies factures avant le lancement
- La surveillance et les ajustements après la mise en service
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