Le problème : un CRM que personne ne tient à jour
Les nouveaux clients arrivent par plusieurs portes. Le formulaire du site, un courriel, un achat en boutique. Quelqu’un doit copier leurs coordonnées dans le CRM, et ça se fait quand on y pense.
Résultat : des fiches en double, des noms mal écrits, des demandes que personne n’a rappelées. Le CRM devient une liste qu’on ne consulte plus, parce qu’on ne lui fait plus confiance.
Comment fonctionne un CRM automatisé
Chaque nouvelle demande suit le même chemin, sans que personne ait à la retaper.
- Un client remplit le formulaire de votre site.
- Sa fiche est créée dans votre CRM avec les renseignements du formulaire.
- Si ce client existe déjà, les deux fiches sont fusionnées plutôt que doublées.
- Un suivi est assigné à la bonne personne de l’équipe.
- Cette personne reçoit un avis avec le contexte de la demande.
Ce qui reste sous votre contrôle
Vous décidez des règles d’assignation : quel type de demande va à qui, et qui prend le relais en cas d’absence. Vous pouvez les modifier quand l’équipe change.
Quand deux fiches se ressemblent sans être clairement la même personne, la fusion vous est proposée au lieu d’être faite d’office. Rien n’est effacé sans trace.
Le formulaire peut inclure le consentement du client à être contacté. On tient compte de la Loi 25 dans la façon dont ces renseignements sont recueillis et conservés.
Les outils auxquels il se connecte
On relie les formulaires de votre site au CRM que vous utilisez déjà. Les demandes reçues par Gmail ou Outlook peuvent suivre le même chemin.
Si vous vendez avec Shopify ou Square, les clients qui achètent peuvent aussi être ajoutés ou mis à jour dans le CRM. Toute l’information sur un client se retrouve au même endroit.
Ce qui est précisé dans la soumission
Le plan nomme les sources de nouveaux clients, les champs transférés, les règles de fusion et les règles d’assignation. Il décrit aussi ce qui se passe avec les fiches déjà dans votre CRM.
Le coût, les tests faits avec vous avant le lancement et la maintenance sont précisés dans la soumission.
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